Bruksområder

Her er eksempler på systemer CIVO bygger. Hvert system gjør én jobb. Bruk dem når du snakker med noen: spør hvor tiden forsvinner, og se om noe her passer.

Kunder og kontakter

Beslutningstakere og kontaktinfo «Vi bruker timevis på å finne ut hvem som faktisk bestemmer i hvert selskap.» Systemet finner selskapene som passer, hvem som tar beslutningen der, og kontaktinformasjonen. Alt har kilde og dato, og listen havner rett i CRM-et. Brukes av: selgere og salgssjef.

Oppdatert kundeliste «Kundelisten vår er full av gamle telefonnumre, nedlagte selskaper og tomme felt.» Systemet går gjennom listene, finner ny informasjon i offentlige registre og på selskapenes nettsider, og oppdaterer feltene med kilde. Usikre treff legges til side for et menneske. Brukes av: salg, marked og den som eier CRM-et.

Henvendelser og svarutkast «Vi svarer på de samme spørsmålene hver eneste dag.» Innboksen sorteres, og hver henvendelse får et svarutkast. En person leser og sender. Brukes av: resepsjon og kundeservice.

Økonomi og papirarbeid

Bilag og fakturaer Bilagene leses, sjekkes og legges klare til bokføring. Økonomisjefen godkjenner betaling. Brukes av: regnskap og økonomi.

Faktura sjekket mot avtalen «Leverandørene justerer prisene litt om gangen, og ingen sjekker fakturaen mot det vi avtalte.» Hver leverandørfaktura sammenlignes med avtalen, linje for linje. Avvik merkes, og økonomi får et utkast til reklamasjon. Eksempler: hotell, byggefirma, butikkjede.

Timelister og reiseregninger Hver føring sjekkes mot prosjekt og regler. Det som stemmer, godkjennes. Den som har ført feil, får beskjed med forslag til rettelse. Brukes av: alle som fører timer, og lederne som godkjenner.

Anbud og frister

Anbudsovervåking «Vi går glipp av anbud vi kunne vunnet, fordi ingen har tid til å gå gjennom portalene hver dag.» Én oversikt hver morgen med relevante utlysninger, begrunnelse og frist. Eksempler: renholdsfirma, konsulentselskap, entreprenør.

Anbudssvar Systemet lager en komplett kravliste fra konkurransegrunnlaget, fyller inn det som finnes i bedriftens egne dokumenter, og sjekker at hvert krav er besvart før levering. Daglig leder godkjenner.

Frister og fornyelser Avtaler, sertifikater, rapportering og nye regler i bransjen, i én oversikt med ansvarlig og dato. Varsel i god tid. Eksempler: transportfirma, restaurantkjede, regnskapsbyrå.

Møter, kunnskap og rapporter

Møte blir til oppgaver Møtet blir til oppgaver med eier, og CRM-et oppdateres. Prosjektlederen godkjenner.

Svar fra egne dokumenter Ansatte får svar fra bedriftens egne rutiner og dokumenter, med kilde.

Månedsrapporten Rapporten skrives ferdig, hvert tall med kilde. Daglig leder godkjenner med ett trykk.

Jobber i verktøyene de har

Systemene kobles til verktøy bedriften allerede bruker, for eksempel Outlook, Teams, SharePoint, Tripletex, Fiken, Visma, HubSpot og SuperOffice. Ingen ny innlogging, ikke noe nytt program.

Ser du ikke problemet her?

Det gjør ingenting. Hvert system tegnes rundt bedriftens egen måte å jobbe på. Send tipset likevel, og skriv hva som tar tid.

Tegn på et godt tips

• De bruker mye tid på å taste, lete eller sjekke.
• De svarer på de samme spørsmålene igjen og igjen.
• Bilag, anbud eller rapporter tar tid fra kundene.
• Daglig leder er nysgjerrig på AI, men vet ikke hvor de skal begynne.